Op vrijdag 4 februari 2021 heeft de Algemene Vergadering van de Vereniging Hogescholen ingestemd met de nieuwe Easy Access-regeling. Alle aangesloten hogescholen hebben hierin één afkoopregeling getroffen met de Stichting UvO (Uitgeversorganisatie voor Onderwijslicenties). Hierdoor is het gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal binnen het hoger onderwijs eenvoudiger dan ooit.
De Easy Access regeling geldt voor regulier onderwijs in het HBO. De regeling geldt alleen voor gebruik binnen de fysieke en digitale muren van de eigen instelling. Voor platforms zoals Edusources en Wikiwijs geldt de regeling niet. Instellingen met een commercieel winstoogstmerk vallen buiten deze regeling.
Met de Stichting UVO zijn afspraken gemaakt over het (her)gebruik van bronnen in onderwijsmateriaal. Tot 2021 moesten alle overnames afzonderlijk gemeld worden. Met de Easy Accesrregeling is hieraan een eind gekomen.
Saxion heeft de afkoopregeling ondertekend en dat betekent dat wij gehouden zijn aan rechten en plichten.
Elk jaar moet Saxion een rapportage aanleveren van de lange en meervoudige overnames, zodat Stichting UvO kan beoordelen of de afspraken worden nageleefd en de inbreuken kan factureren.
Stichting UVO voert daarnaast steekproeven uit.
Een korte overname betekent dat je tot en met 50 pagina’s over mag nemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 25% van dat werk is. Bijvoorbeeld: uit een boek van 200 pagina’s mag je dus 50 pagina’s overnemen (25% dus) en aan de studenten geven. Dit 'hergebruik' is namelijk afgekocht door Saxion. Dat geldt voor papier én digitaal materiaal.
Ook bij artikelen geldt dat je tot en met 50 pagina’s mag overnemen uit een werk, op voorwaarde dat dit maximum 25% van de oorspronkelijke publicatie is. Er zijn echter maar weinig artikelen van 200 pagina's dus hier zal vrijwel altijd de 25% regel gelden.
Voor lange overnames dien je eerst toestemming te vragen en betaalt de academie de kosten. Hoe en of je toestemming krijgt hangt af van de aanvraag en de uitgever. UvO heeft drie categorieën:
1) 25% tot 33% van het werk: (waarschijnlijk) direct toestemming.
Je ontvangt direct toestemming als de uitgever mandaat heeft gegeven aan Stichting UvO. Via de UvO portal krijg je direct bericht.
2) 33% tot 50% van het werk: UvO zet de toestemmingsaanvraag voor je uit.
UvO bemiddelt met de uitgever om toestemming te verkrijgen. Sommige uitgevers hebben mandaat gegeven tot (her)gebruik van 33% van een werk, anderen tot 50% van een werk.
NB: Is het boek uit de handel? Dan krijg je vaak wél direct toestemming.
3) 50% of meer: UvO informeert bij de uitgever.
De meeste uitgevers willen grote overnames (> 50%) per stuk beoordelen. UvO zet daarom de toestemmingsaanvraag uit en bemiddelt in de aanvraag. De kans bestaat dat je aanvraag wordt afgewezen.
Als binnen een groep van opleidingen, zoals binnen een academie, meerdere delen (of één deel meerdere keren) van dezelfde publicatie worden gebruikt, dan worden deze bij elkaar opgeteld en gelden ze daarmee, als het totaal boven de 50 pagina’s komt, als lange overname en zal daarvoor toestemming gevraagd en betaald moeten worden.
Docenten mogen maximaal 50 afbeeldingen in zelfgemaakte onderwijsmaterialen en in presentaties gebruiken (PowerPoint, Prezi, e.d.). Daarnaast zijn er twee voorwaarden:
- Maximaal 25 afbeeldingen uit één werk (bijv. een boek)
- Maximaal 10 werken van één en dezelfde maker
Saxion betaalt een vast bedrag per jaar, waarmee korte overnames (<50 pagina’s, max. 25% van het geheel) afgekocht worden.
Lange (>50 pagina’s of meer dan 25% van het geheel) en meervoudige (voor meerdere modules overnames uit dezelfde publicatie) overnames zijn dus niet afgekocht. Hiervoor moet je toestemming vragen en extra betalen. Informeer bij je academie wat daarin het beleid is, want de kosten zijn voor rekening van de academie.
Als je van UvO toestemming hebt gekregen voor een lange overname, dan is dat alleen om die aan te bieden in een beperkte oplage voor een specifieke groep studenten. Wil je de overname opnieuw gebruiken voor een andere groep, dan moet jje opnieuw toestemming vragen en betaalt de academie nog een keer.
Let op: bronvermelding is altijd verplicht voor alle overnames, ongeacht hoeveel pagina's er worden gebruikt.
De onderwijsexceptie betekent ook, dat alle overnames een onderdeel moeten zijn van een onderwijsplan. Het mag niet worden gebruikt voor de aardigheid. Tevens wordt er van je verwacht dat je zelf onderzoek hebt gedaan of het materiaal dat je wilt gaan gebruiken legaal is.